Vezetői asszisztens

A munka leírása

A vezetői asszisztens elsődleges feladata a cég vezetőjének kommunikációs, ügyviteli és dokumentációs tevékenységének elvégzése, a vezető munkájához személyi támogatás nyújtása. A cég külső és belső kapcsolatainak szervezése és koordinálása. Ehhez az alábbiakat feladatokat kell elvégeznie.

  • A vezető munkáját segítő írásbeli dokumentumok előállítása, szerkesztése, sokszorosítása, terjesztése.
  • Írásbeli kapcsolattartást szolgáló levelek, egyéb belső szervezeti iratok (pl. beszámolók, jegyzőkönyvek, előterjesztések, megállapodások, jelentések stb.) előkészítése, szerkesztése.
  • Iratok, egyéb dokumentumok szakszerű kezelése, tárolása.
  • Határidők betartása, egyeztetése, ellenőrzése, nyilvántartása a vezető tevékenységéhez kapcsolódóan.
  • A vezetői megbeszélések, találkozók egyeztetése, ütemezése; a kapcsolatok koordinálása.
  • Kapcsolattartás a vezető külső partnereivel, valamint a szervezet belső munkatársaival, más egységek vezetőivel.
  • Gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása (pl. költségvetések előkészítésében való segédkezés, szerződések, megbízások, beszerzési megrendelések előkészítése).
  • A vezető személyközi kommunikációjához kapcsolódó reprezentációs feladatok ellátása.
  • Korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközök, információforrások kezelése.
  • Ügyfélkezelés, ügyfél-tájékoztatás, ügyfélkapcsolatok ápolása.
  • Egyéb, a vezetői munkához szükséges asszisztensi, személyi titkári feladatok elvégzése (utazásszervezés, PR, ügyfélkapcsolat, stb.).
  • Körbejár a szervezetben, észreveszi a folyamatokat megállító tényezőket és kijavítja vagy kijavíttatja azokat.
  • Ha egy részlegben torlódás alakul ki, akkor besegít a helyzet kezelésében.
  • Segít a statisztikák elkészítésében, beszámolókat készít a vezetőnek.

Elvárások

Mivel a munkakör nagyon összetett, és rengeteg dolgot kell egyszerre átlátni, gyorsan megtanulni, megoldani és dokumentálni, ezért nagyonfokú proaktivitás szükséges.

Angol nyelv minimum középfokú ismerete mind szóban és írásban elvárás, a felsőfok előnyt jelent.

Jelentkezés

Ha úgy érzi, hogy a fenti munkát hatékonyan és nagy lelkesedéssel el tudja végezni, akkor töltse ki az alábbi űrlapot és küldje el nekünk.